Adjoint à la cheffe du service des Prêts et des expositions extérieures, Responsable du bureau des prêts (H/F)

Missions et activités permanentes

Sous l’autorité de la cheffe du service des Prêts et des expositions extérieures, l’adjoint à la cheffe du service des Prêts et des expositions extérieures, responsable du bureau des prêts, est chargé du pilotage des activités de prêts de la BnF.

Par ailleurs, il/elle gère en propre la coordination de certains projets d’expositions hors les murs. Enfin, il a en charge des missions transverses au sein du service.

Les activités de prêts extérieurs représentent en moyenne 2 000 prêts par an pour 200 projets d’expositions ; le nombre d’expositions hors-les-murs et d’itinérances comprend chaque année en moyenne entre 8 et 10 projets, de formats divers, en France et à l’international.

Gestion des activités du Bureau des prêts

En appui à et sous la responsabilité de la cheffe de service, il:

- Instruit les demandes de prêts, en lien étroit avec les départements de collections dont les prêts sont sollicités, et prépare les commissions de prêts quadrimestrielles ;
- Veille à la bonne administration des prêts accordés, notamment à leur encadrement juridique et leur gestion opérationnelle ;
- Veille à la soutenabilité des prêts accordés compte tenu des ressources humaines du service et plus généralement, des moyens humains, logistiques et budgétaires de la BnF, en lien étroit avec les départements de collection ;
- Administre la base de gestion des prêts et forme les agents à son utilisation ;
- Gère et pilote le suivi de l’ensemble des frais afférents aux prêts avec l’appui de la coordinatrice administrative ;
Contribue à l’élaboration et, le cas échéant, à la mise à jour des outils et des procédures administratives et organisationnelles avec les Directions métiers et les services supports internes.

Encadrement de l’équipe du bureau des prêts (5 agents)

- Anime et encadre l’équipe composée de 4 régisseuses d’œuvres et 1 coordinatrice administrative ;
- Organise et planifie le travail des agents, en fonction des compétences nécessaires et disponibles, selon les priorités définies, et dans le respect de la procédure et de la règlementation ;
- Participe à la formation des nouveaux personnels aux outils et procédures ;
- Contribue au développement de l’expertise relative à la régie des œuvres de l’équipe.

Coordination et développement d’expositions hors les murs

- Participe à la prospection et à l’initiation de nouveaux projets, selon les objectifs et la stratégie définis par l’établissement, et en coordination étroite avec le conseiller pour le musée et la recherche de la DCO, ainsi qu’avec la chargée d’expositions extérieures.
Coordonne certains projets d’exposition hors-les-murs, en lien étroit avec les commissaires et les départements de collection concernés et avec les musées organisateurs, depuis la rédaction du contrat jusqu’au retour des œuvres. Sous la supervision de la cheffe de service, il/elle supervise, coordonne et contrôle chacune des phases de mise en œuvre des projets : définition et conception, aspects administratifs et juridiques, organisation logistique et bilan, dans le respect des objectifs de qualité et financiers, ainsi que des exigences légales, réglementaires et de sécurité .

Missions transversales en tant qu’adjoint à la cheffe de service
- Assure l’intérim de la cheffe de service en cas d’absence : pilotage de réunions et représentation du service.
- Co-construit et actualise les outils de suivi de l’activité du service (tableaux de bord, grilles pluriannuelles de programmation des expositions, bilans d’activité).

Environnement professionnel :
La Direction du développement culturel et du musée regroupe, outre les services en charge des éditions, le département du Musée, des Expositions et des Manifestations, dont fait partie le service des Prêts et des expositions extérieures, composé d’une équipe de 8 personnes.

L’équipe du Bureau des prêts est basée sur le site de Richelieu, la chargée d’expositions extérieures est localisée sur le site de Tolbiac.

Liaisons hiérarchiques :

Cheffe du service des Prêts et des expositions extérieures
Directrice du département du Musée, des expositions et des manifestations
Directeur du développement culturel et du musée

Liaisons fonctionnelles :

Il exerce son activité en lien étroit avec les autres services de la Direction, et plus largement au sein de la BnF, avec les entités concernées par la mise en œuvre des prêts et des expositions extérieures (notamment la Direction des collections et la Direction de l’Administration et du personnel).

Activités spécifiques

Déplacements éventuels en France et à l’étranger

Compétences requises

Diplômé.e d’une formation supérieure en management des entreprises culturelles, grandes écoles et/ ou histoire de l’art, avec une expérience confirmée (10 ans a minima) dans le domaine de la production des expositions temporaires ou de la régie des œuvres, il ou elle devra également avoir les compétences suivantes :

· Savoirs
- Excellente connaissance des institutions culturelles en France et à l’étranger
- Maîtrise des règles et usages de la régie des œuvres (manipulation et modes de conditionnement des œuvres, ainsi que normes de conservation préventive et de sûreté des collections)
- Maîtrise du cadre juridique et administratif de gestion des prêts et des collections publiques, ainsi que les conditions d’assurance et transport
- Capacité à conduire des projets complexes avec leurs implications financières et juridiques
- Maîtrise indispensable de l’anglais
- Solide culture générale, littéraire et artistique

· Savoir-faire
- Expérience d’animation d’équipe/encadrement et d’accompagnement au changement
- Qualités de gestion de projet
- Grande rigueur dans la gestion financière et administrative d’activités culturelles, dans un établissement public

· Savoir être
- Aptitude au travail d’équipe et qualités relationnelles

- Sens de l’organisation et réactivité

- Rigueur et sens de l’analyse

- Polyvalence, autonomie, adaptabilité et curiosité intellectuelle

Spécificités du poste / contraintes / sujétions

Rémunération

Pour les agents titulaires : il sera fait application des règles de gestion RIFSEEP applicables au sein de l'établissement en tenant compte du corps d'accueil mentionné sur la fiche de poste.

Pour les agents contractuels : la rémunération sera déterminée en prenant en considération, notamment les précédentes fonctions occupées, la qualification requise pour l'exercice de la fonction, la qualification détenue par le candidat ainsi que son expérience professionnelle sur un poste équivalent à celui à pourvoir.

=> Adjoint à la cheffe du service des Prêts et des expositions extérieures, Responsable du bureau des prêts : Rémunération comprise entre 32 856,48 et 54 761.04 € bruts/an

Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le Ministère de la Culture et ses établissements publics s’engagent à promouvoir l’égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans leurs activités de recrutement. Une cellule d’écoute, d’alerte et de traitement est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l’objet d’une rupture d’égalité de traitement.
Tous les postes du Ministère de la Culture et de ses établissements sont ouverts aux personnes reconnues comme travailleurs handicapés.

- des déplacements sont à prévoir, tant en France qu'à l'étranger.