Assistant du service des marchés (H/F)

Missions et activités permanentes

Rattaché au service des marchés (SMA), l'assistant du service des marchés apporte un appui administratif à l'ensemble des juristes du service des marchés. Il assure également, en tant que de besoin, la continuité du secrétariat du département lors des absences de l'assistante du service juridique.

Interlocuteur privilégié des entreprises et des services internes, il participe au bon déroulement des procédures de passation des marchés publics et contribue à la sécurisation administrative des contrats.

Missions principales

1. Assurer le secrétariat du service des marchés

Assister la cheffe du service et les juristes dans leurs activités quotidiennes.

Organiser les réunions, rendez-vous et gérer les agendas.

Rédiger, mettre en forme et diffuser des courriers, notes, comptes rendus et autres documents administratifs.

Gérer le temps de travail des agents du service via l'outil dédié et les accompagner dans son utilisation.

2. Assurer le suivi administratif des procédures de marchés publics

Assurer le suivi administratif des procédures de passation, de l’attribution en commission des marchés jusqu'à la notification.

Rédiger les décisions d’attribution des marchés

Assurer le suivi des consultations publiées sur PLACE, la plateforme des achats de l'Etat, et apporter un premier niveau d'assistance aux entreprises candidates (modalités de dépôt des offres, renseignements administratifs, orientation des demandes).

Accueillir et renseigner les entreprises, à distance ou sur site, tout au long de la procédure.

Contrôler la complétude et la régularité des pièces administratives produites par les titulaires préalablement à la signature électronique des marchés.

Assurer le suivi du circuit de visa et de signature des marchés, notamment au moyen des outils de signature électronique (DocuSign ou outil équivalent), et veiller au respect des délégations de signature.

Procéder à la notification des marchés, avenants, actes spéciaux de sous-traitance et plus généralement de tous les actes liés à l'exécution des contrats.

Vérifier la bonne réception des notifications par les titulaires.

·Diffuser les pièces contractuelles aux services concernés.

Publier les avis d’attribution

Assurer la dématérialisation, le classement et l'archivage des dossiers de marchés dans les outils documentaires de l'établissement.

3. Assurer le secrétariat des commissions et comités

Organiser les réunions des commissions intervenant dans les procédures de passation des marchés (Commission des marchés, Comité de lancement des marchés).

Préparer les convocations ordres du jour

Rédiger les procès-verbaux et comptes rendus.

Assurer le suivi administratif des décisions prises et la diffusion des documents nécessaires.

4. Assurer le suivi des outils et de l'activité du service

Assurer le lien entre les plateformes de dématérialisation (PLACE notamment) et les outils internes de gestion et d'archivage des marchés.

Assurer un rôle de référent administratif sur les outils métiers utilisés par le service et accompagner les utilisateurs dans leur mise en œuvre.

Mettre à jour les tableaux de bord de suivi des procédures et de l'activité du service.

Assurer le suivi des indicateurs, des échéances et du reporting de l'activité du service.

Contribuer à la fiabilisation des données et à l'amélioration continue des procédures administratives.

Environnement professionnel

Le département des affaires juridiques et de la commande public assure le conseil de l'établissement dans tous les domaines du droit à l'exception de ceux relatifs aux ressources humaines. Il comporte un service des marchés en charge de la commande publique et un service juridique en charge de tous les autres aspects du droit applicable à l'établissement. Son activité va du conseil à l'élaboration des textes, à l'élaboration des engagements contractuels de l'établissement, au suivi juridique de leur évolution et de leur exécution et, au précontentieux et contentieux qui impliquent l'établissement.

Liaisons hiérarchiques
La cheffe de service

Liaisons fonctionnelles .
Les juristes marchés publics, le chef de la mission achat, les autres agents du département, les entreprises soumissionnaires.

Activités spécifiques

Le poste contribue directement à la sécurité administrative et juridique des procédures de passation et d'exécution des marchés publics.

Compétences requises

Savoirs
Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
Connaissance de l'environnement de la commande publique et des principales règles applicables aux marchés publics.
Connaissance des règles de base des délégations de signature et des procédures administratives.
·La connaissance des outils de dématérialisation et de signature électronique constitue un atout.
Expérience significative dans des fonctions d'assistanat administratif, idéalement au sein d'un établissement public.

Savoir-faire

Organiser et prioriser son activité dans un environnement exigeant.
Assurer un suivi administratif rigoureux de dossiers complexes.
Utiliser les outils bureautiques et les applications métiers.
Rédiger des documents administratifs de qualité.
Travailler en équipe et assurer l'interface avec des interlocuteurs internes et externes.
Respecter les procédures et les délais réglementaires.

Savoir-être

Sens de l'organisation et rigueur.
Discrétion et respect de la confidentialité.
Sens du service et qualités relationnelles.
Réactivité et capacité d'adaptation.
Autonomie et esprit d'initiative.
Fiabilité et capacité à gérer les priorités.

Le poste nécessite une grande rigueur, le respect des délais réglementaires ainsi qu'une parfaite fiabilité dans le traitement des dossiers.

Spécificités du poste / contraintes / sujétions

Sujétions

L'activité est ponctuellement soumise à des pics de charge liés au calendrier des consultations, des commissions et des opérations de notification.

Rémunération

Pour les agents titulaires : il sera fait application des règles de gestion RIFSEEP applicables au sein de l'établissement en tenant compte du corps d'accueil mentionné sur la fiche de poste.

Pour les agents contractuels : la rémunération sera déterminée en prenant en considération, notamment les précédentes fonctions occupées, la qualification requise pour l'exercice de la fonction, la qualification détenue par le candidat ainsi que son expérience professionnelle sur un poste équivalent à celui à pourvoir.

=> Assistant du service des marchés : Rémunération comprise entre <<26 772>> et <<42 588>> € bruts/an

Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le Ministère de la Culture et ses établissements publics s’engagent à promouvoir l’égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans leurs activités de recrutement. Une cellule d’écoute, d’alerte et de traitement est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l’objet d’une rupture d’égalité de traitement.
Tous les postes du Ministère de la Culture et de ses établissements sont ouverts aux personnes reconnues comme travailleurs handicapés.