Assistant.e de direction

  • Référence du poste : 1567
  • Sites : François-Mitterrand Quai François-Mauriac Cedex 13 75706 Paris
  • Catégorie : B
  • Groupe RIFSEEP : 2
  • Corps : Contractuel; Contractuels en CDI de la fonction publique; Secrétaire administratif
  • Famille : Administration gestion
  • Emploi de référence : Secrétaire / assistant administratif
  • Spécialité professionnelle : Assistant de direction
  • À pourvoir à compter du : 05/01/2022

Missions et activités permanentes

L’assistant.e de direction du directeur général de la Bibliothèque nationale de France est chargé.e des activités suivantes :

- gestion du temps et de l'agenda du directeur général (dont la coordination avec l'agenda de la présidence est assuré sous la conduite du conseiller de la présidente)
- gestion des appels téléphoniques (filtrage des interlocuteurs, compte rendus des demandes) et, le cas échéant, de la messagerie électronique
- gestion du courrier : enregistrement, relance, remontée des réponses
- gestion des parapheurs et des signatures
- organisation des déplacements
- organisation des réunions et constitution des dossiers
- collaboration quotidienne avec le bureau de la présidente
- gestion et classement des dossiers de la direction générale

Activités spécifiques

- Organisation du comité stratégique BnF-Partenariats
- Gestion de la salle du conseil

- Constitution des dossiers de candidatures aux postes de direction
- Gestion RH : GTA ; gestion courante des délégations rattachées à la direction générale, suivi des congés
- Gestion et suivi de la campagne annuelle des entretiens professionnels
- Prise en charge des demandes liées à la logistique dans l'outil GIDE ;
- Soutien logistique ponctuel auprès des délégations et missions rattachées à la direction générale

Compétences requises

Savoirs :
- Maîtrise des outils bureautiques : Word, Lotus, ...
- Bonne connaissance de l'établissement et de son fonctionnement ainsi que des tutelles
- Notions d'anglais (accueil téléphonique, rédaction de courriels pour les bibliothèques étrangères, ambassades, etc...)

Savoir-faire :
- Adaptation aux différents interlocuteurs
- Filtrer et orienter les informations
- Rédiger et mettre en forme des documents

Savoir être :
- Grande discrétion professionnelle et sens de la confidentialité
- Rigueur, sens de l'organisation, maîtrise d'un volume très important de travail tout au long de l'année.
- Flexibilité, polyvalence, réactivité
- Qualités relationnelles, esprit d'équipe
- Enthousiasme pour les nouvelles technologies

Contraintes spécifiques


- grande disponibilité

- jours de congés et jours de télétravail à organiser en alternance / cohérence avec le secrétariat de la présidence

- intérim du secrétariat de la présidente en son absence