Secrétaire médicale

  • Référence du poste : 3629
  • Sites : Richelieu 58 rue de Richelieu 75002 Paris; Louvois 58 rue de Richelieu 75002 Paris; François-Mitterrand Quai François-Mauriac Cedex 13 75706 Paris
  • Catégorie : B
  • Groupe emploi : 3
  • Famille : Administration gestion
  • Emploi de référence : Secrétaire / assistant administratif
  • Durée du contrat : 3 ans
  • Fondement du contrat : 4.2
  • À pourvoir à compter du : 02/01/2022

Missions et activités permanentes

*Assistance administrative des médecins de prévention et des infirmières

Accueil
- Accueil des agents, orientation vers les infirmières ou le médecin
- Accueil téléphonique (les appels parviennent sur le poste des infirmières ou sur celui de la secrétaire)

Gestion des visites médicales et préparation des plannings des médecins (sur le logiciel CHIMED)
- Convocations aux visites médicales, programmation en fonction des secteurs et des agendas des médecins, envoi informatisé des convocations aux agents avec copie à leur chef de service ou chef d’équipe.
- Prise de rendez-vous pour les consultations demandées par les médecins, infirmières, agents, hiérarchies…
- Requêtes concernant les absences pour raison médicale et convocations aux visites de reprise du travail
- Appels téléphoniques pour rappeler aux agents la date de leur rendez-vous médical

Suivi administratif
- Création et tenue à jour des dossiers des patients dans le progiciel dédié
- Rechercher dans différents outils de l’établissement ou auprès des établissements ayant passé une convention avec la BnF la liste des personnes à convoquer, rechercher les dates des dernières visites médicales passées ; contacter les secrétariats des chefs de services pour obtenir la mise à jour des organigrammes. Suivi des arrivées et des départs des agents.
- Lister par date les personnes venues à la visite médicale pour préparer la programmation ultérieure des futures visites.
- Lister les personnes ne s’étant pas présentées à la visite médicale après trois convocations ou plus

Secrétariat/autre
Réservation de la voiture de service selon les besoins ; récupération et rendu des clés
Transport du courrier du service,
Classement, rangement, photocopies
Commandes des fournitures et des documents (livres, revues…) du service
Suivi des factures (prestations des services interentreprises de médecine du travail, des examens complémentaires prescrits par les médecins et réalisés à l’extérieur…).

Participation aux actions de santé publique du service médical
En cas d’absence prolongée de l’infirmière du site Richelieu, gestion des visites médicales du médecin

Compétences requises

- Sens des relations humaines et du travail en équipe ;
- Sens de l’organisation et réactivité ;
- Rigueur ;
- Discrétion, écoute, respect du secret médical ;
- Bonne maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, CHIMED, consultation HR Access)
(formation à l’utilisation du logiciel CHIMED possible)
- Diplôme de secrétaire médicale requis

Contraintes spécifiques

Les convocations doivent être adressées aux intéressés et à leur hiérarchie au moins une semaine à l’avance