Secrétaire du département (H/F)
- Référence du poste : 3780
- Sites : Richelieu 58 rue de Richelieu 75002 Paris; Louvois 58 rue de Richelieu 75002 Paris
- Catégorie : B
- Groupe emploi : 2A
- Famille : Administration gestion
- Emploi de référence : Secrétaire / assistant administratif
- Durée du contrat : 3 ans
- Fondement du contrat : L332-1
- Fourchette de rémunération : entre 24 338 et 34 073 euros bruts annuel
- À pourvoir à compter du : 04/01/2025
Missions et activités permanentes
Le département de la Musique réunit l’une des plus importantes bibliothèques musicales au monde et la seule bibliothèque-musée conservant le patrimoine d’un théâtre tout en étant rattachée à une bibliothèque nationale. Implanté sur deux sites, il rassemble sur le site de Richelieu les collections musicales formées depuis le début du XVIIIe siècle et la collection patrimoniale de labibliothèque du Conservatoire.
Au Palais Garnier, il conserve au sein de la Bibliothèque-musée de l’Opéra le patrimoine artistique (musique, iconographie, archives, plans d’architecture…) de l’Opéra de Paris et de l’Opéra-Comique. Ses plus anciens documents remontent, pour les manuscrits, à la période médiévale, et pour ses imprimés, aux origines de l’imprimerie musicale, à la fin du XVe siècle.
Le(a) secrétaire du département exerce son activité sur les deux sites du département (Richelieu et Bibliothèque-musée de l’Opéra). Ses missions sont:
- Assistante du directeur et de son adjoint : rédaction des courriers, notes et tableaux, organisation et préparation des réunions, gestion de l’agenda, rédaction de compte rendus de réunions…
- Secrétariat : tri et orientation du courrier, suivi de la messagerie générique du département
établissement et classement de dossiers tant physiques que numérisés
- Diffusion de l’information, accueil et permanence téléphonique
- Intendance : suivi des fournitures et mobiliers de bureaux, soutien logistique aux entrées de collection, participation à l’organisation des événements du département (pots de département, avant-concerts, concerts…)
- Ressources humaines : suivi des congés et absences du personnel dans l’application GTA, transmission des arrêts maladie, des éléments de dossiers de personnel, des cahiers Hygiène et sécurité en lien avec l’assistante de prévention, correspondant(e) Accidents de travail
- Correspondant(e) de logistique administrative (CLA) : gestion de la base de production avec mise à jour des dossiers
- Correspondant(e) GAIA (gestion des accès aux espaces du département)
- Responsable de formation du département : anticipation, recueil et suivi des besoins de formation des agents, rapport annuel de formation
- Accueil des stagiaires et tutorat des stagiaires FACE et stagiaires 3e
Activités spécifiques
Services aux publics : suivi des réponses à distance sur SINBAD, répartition des questions entre les agents et relations avec la coordination au niveau de la DCOCompétences requises
DiscrétionSens de l'organisation
Goût pour les relations humaines.
Connaissances des techniques de secrétariat
Bonne connaissance des outils informatiques
Spécificités du poste / contraintes / sujétions
RémunérationPour les agents titulaires : il sera fait application des règles de gestion RIFSEEP applicables au sein de l'établissement en tenant compte du corps d'accueil mentionné sur la fiche de poste.
Pour les agents contractuels : la rémunération sera déterminée en prenant en considération, notamment les précédentes fonctions occupées, la qualification requise pour l'exercice de la fonction, la qualification détenue par le candidat ainsi que son expérience professionnelle sur un poste équivalent à celui à pourvoir.
=> Secrétaire du département : Rémunération annuelle comprise entre 24 338 euros bruts et 34 073 euros bruts annuel
Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le Ministère de la Culture et ses établissements publics s’engagent à promouvoir l’égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans leurs activités de recrutement. Une cellule d’écoute, d’alerte et de traitement est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l’objet d’une rupture d’égalité de traitement.
Tous les postes du Ministère de la Culture et de ses établissements sont ouverts aux personnes reconnues comme travailleurs handicapés.
Présence sur les deux sites (Richelieu et Palais Garnier) du département