Secrétaire du département de la Conservation (H/F)

  • Référence du poste : 2574
  • Sites : François-Mitterrand Quai François-Mauriac Cedex 13 75706 Paris
  • Catégorie : C
  • Groupe RIFSEEP : 2
  • Corps : Adjoint administratif; Contractuels en CDI de la fonction publique
  • Famille : Administration gestion
  • Emploi de référence : Secrétaire / assistant administratif
  • Spécialité professionnelle : Assistant de direction
  • À pourvoir à compter du : 01/01/2022

Missions et activités permanentes

Le.la secrétaire du département de la Conservation, en collaboration avec l’assistante du directeur, et le gestionnaire des commandes centralisées, forme un pôle administratif.
Il.elle est chargé.e d’assurer un ensemble de travaux administratifs pour le département (200 agents), composé de six services implantés sur quatre sites (François-Mitterrand, Bussy, Richelieu, Sablé).
Ces activités s'effectuent en coordination avec les secrétariats de deux des sites distants (Bussy et Sablé), le poste étant basé site François-Mitterrand où les services présents n'ont pas de secrétariat propre.

Ce sont :
L’accueil téléphonique et l’orientation des correspondants, ainsi que le filtrage de la ligne téléphonique;
L'enregistrement du courrier en arrivée et en départ dans la base de production, sa circulation, son traitement et son archivage, le courrier et les colis internes;
Le suivi des autorisations de sortie du territoire pour les marchés,
La gestion des dossiers du personnel du département (classement et mise à jour des documents, créations des dossiers des nouveaux arrivants…),
Effectue les reproductions (photocopies ou numérisation) de documents pour la constitution de dossiers,
L’organisation logistique des réunions et la gestion des plannings de réservations,

Traite les opérations de gestions simples liées au personnel, aux locaux, aux matériels, aux fournitures, notamment en utilisant les applications spécialisées (GIDE) et (GTA),
La gestion des ordres de missions et des autorisations de cumuls,

Il.elle vient également en appui de l'adjoint au directeur et des chefs des services présents sur le site, ainsi que du chef du service Restauration basé sur le site Richelieu.

En parallèle, il.elle sera amené.e à assurer l’intérim de l’Assistante du Directeur de département.

Activités spécifiques

Participe à l’organisation de journées ou de manifestations dans le cadre des projets du service et/ou du département.
Participe occasionnellement aux activités logistiques du département.

Compétences requises

Bonne connaissance des techniques de secrétariat,
Respect de la confidentialité des informations traitées,
Capacité à la prise de notes,
Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’établissement
Savoir utiliser les outils standards et les applications spécialisées pour la gestion des marchés, des commandes et des statistiques,
Savoir répartir son travail en fonction des contraintes, des délais, des flux et des priorités du service et du responsable hiérarchique,
Grande disponibilité, ponctualité, soin dans la manipulation des documents,
Fiabilité, rigueur,
Aptitude à travailler avec des interlocuteurs internes ou externes.

Contraintes spécifiques

Déplacements éventuels sur les sites BnF du département de la Conservation.