Secrétaire du département Philosophie-Histoire-Sciences de l'Homme

  • Référence du poste : 3640
  • Sites : François-Mitterrand Quai François-Mauriac Cedex 13 75706 Paris
  • Catégorie : B
  • Corps : Secrétaire administratif
  • Famille : Administration gestion
  • Emploi de référence : Secrétaire / assistant administratif
  • À pourvoir à compter du : 11/01/2021

Missions et activités permanentes

Sous l'autorité du directeur de département et de son adjoint, en relation avec les chefs de service, assurer les tâches principales suivantes :

- Secrétariat
• Assurer l’accueil téléphonique, l’information et l'orientation des correspondants externes et des personnels, ainsi que la transmission des messages ;
• Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier, suivre les informations via la messagerie électronique ;
• Saisir et mettre en forme des documents (notes, comptes rendus, dossiers d'accueil, tableaux, etc.), assurer le suivi de leur cycle de vie jusqu'au versement aux archives
• Gérer la logistique des réunions (réservation de salles, préparation des dossiers, gestion des invitations, etc.)
• Assurer la reproduction et la diffusion interne et/ou externe de documents
• Assurer le suivi de la production documentaire dans la base Lotus du département

- Ressources humaines
-Participer à la gestion courante des personnels du département : suivi des effectifs et de l'organigramme, suivi des actes administratifs -promotion, détachement, disponibilité, congés, ... ;
- Participer au suivi des procédures de recrutement (annexes POPPEE, tableaux de synthèse...) ;
- Assurer le suivi des heures supplémentaires, des horaires des agents sur crédits, de la déclaration de certaines primes (dimanches travaillés, locaux insalubres, ...) ;
- Assurer la mise en place dans son périmètre de la campagne annuelle des entretiens professionnels et assurer le suivi du circuit des comptes rendus des entretiens professionnels via l'outil dédié ;
- Assurer le suivi des demandes de stage et de formation en lien avec la correspondante formation du département

- Logistique
• Prendre en charge les demandes liées à la logistique dans GIDE (clés, vigiclé, accès, mobilier, etc.)
• Passer les commandes et assurer le suivi des fournitures

Activités spécifiques

- Appui de la correspondante Formation et de la correspondante Informatique et de Logistique administrative du département.

Compétences requises

Bonne maîtrise de la bureautique (Word, Excel, ...) ; Intérêt pour les questions informatiques
Sens de l'organisation et gestion des priorités
Connaissance des procédures administratives
Aisance relationnelle et sens de la discrétion et des règles de confidentialité

Contraintes spécifiques

Horaires réguliers