Secrétaire de département (H/F)

  • Référence du poste : 3448
  • Sites : François-Mitterrand Quai François-Mauriac Cedex 13 75706 Paris
  • Catégorie : C
  • Famille : Administration gestion
  • Emploi de référence : Secrétaire / assistant administratif
  • À pourvoir à compter du : 02/01/2021

Missions et activités permanentes

Groupe RIFSEEP : 2

La direction des Publics contribue à définir et à mettre en œuvre la politique des publics de la BnF.
Ses missions consistent à développer et à diversifier les publics par la conception et la promotion d’offres de services destinées à des publics ciblés ; à assurer la coordination des dispositifs d’information, d’accueil, d’orientation, d’inscription et de vente de titres d’accès sur place et à distance ; à concevoir une offre de médiation par l’accueil et l’accompagnement de publics spécifiques (groupes de tous âges scolaires ou non, familles, visiteurs, touristes, …) ; à inscrire les services aux publics de la BnF dans une démarche d’amélioration continue.


Missions et activités permanentes

Sous l’autorité de la directrice de département Développement des publics et médiation, le/la secrétaire de département est chargé.e d’assurer un ensemble de travaux de nature administrative, visant à la création et à la diffusion de documents, au bon fonctionnement de l’unité de travail, à l’accueil et à l’information des personnes. Il/elle assiste, par ailleurs, son responsable dans la mise en œuvre de ses activités sur le plan administratif.

- Classer les documents (papier et électronique) selon l’organisation interne et le plan de classement de l’établissement.
- Assurer la gestion de la documentation professionnelle liée au domaine.
- Exploiter et mettre à jour des fichiers de données.
- Participer à la programmation des activités de médiation et visite du département (par l’intégration de créneaux dans l’outil Rac) et au suivi hebdomadaire de la régulation de ateliers
- Assurer l’accueil téléphonique, l’orientation des correspondants et la transmission des messages.
- Assurer la permanence téléphonique du 3737 (mission handicap) une fois par semaine
- Assurer la reproduction et la diffusion interne et/ou externe de documents.
- Réceptionner, enregistrer, et distribuer le courrier.
- Traiter des opérations de gestion simple liées au personnel, aux locaux, aux matériels, aux fournitures, notamment en utilisant les applications spécialisées (GIDE).
- Saisir, mettre en forme des documents.
- Tenir et mettre à jour selon les cas l’agenda électronique de son supérieur hiérarchique et organiser les rendez-vous et les réunions
- Participer à la gestion des temps et des activités des personnels du département (GTA).
Assurer le tri, l’élimination ou le versement des archives des documents en fonction du plan de classement.

Compétences requises

Savoirs
- Connaissance des techniques du secrétariat.
- Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’établissement.
- Connaissance de l’organigramme.
- Connaissances de base de l’environnement administratif , technique, scientifique ou juridique de son domaine d’activité.
Savoir-faire
- Utiliser les outils bureautiques standards et les applications spécialisées.
- Utilisation de l’outil de réservation RAC (formation prévue)
- Répartir son travail en fonction des contraintes, des délais, des flux et des priorités de l’unité de travail et du responsable hiérarchique.
- Respecter la confidentialité des informations traitées.
- Evaluer et hiérarchiser les besoins, identifier les priorités, et les urgences.
- Gérer les aléas.
- Constitution des dossiers (papier ou électronique).
- Trouver rapidement l’information.
- Gérer un système de classement.
- Rédiger des courriers ou des documents administratifs.
- Maîtrise l’orthographe et la syntaxe.
- Maîtriser l’expression orale.
- Communiquer en s’adaptant aux différents types d’interlocuteur internes ou externes
- Appliquer les règles d’usage et les procédures administratives.
Savoir être
- Discrétion
- Esprit d’équipe
- Sens des relations humaines
- Sens du service public et de la relation avec les usagers
- Maîtrise de soi