Coordinateur.trice des gestions centralisées des fournitures de conservation

  • Référence du poste : 3174
  • Sites : François-Mitterrand Quai François-Mauriac Cedex 13 75706 Paris
  • Catégorie : B
  • Famille : Administration gestion
  • Emploi de référence : Gestionnaire (ressources humaines, budgétaire, financier, comptable)
  • Spécialité professionnelle : Budget finance comptabilite
  • À pourvoir à compter du : 01/01/2021

Missions et activités permanentes

La Bibliothèque nationale de France a parmi ses missions celle de conserver pour l'éternité un exemplaire de toute la production éditoriale française. Le département de la Conservation (DSC) est chargé de mettre en oeuvre cette politique.

Au sein de la cellule administrative et financière du département, sous la responsabilité hiérarchique du directeur du DSC, la responsabilité fonctionnelle de l'expert réservation-Reliure, et en collaboration étroite avec les autres experts et services de conservation concernés, le coordinateur/la coordinatrice assure le suivi administratif et matériel des demandes et des mouvements des gestions centralisées du DSC :
- gestion centralisée des fournitures de conservation ( outils, équipements de protection, consommables , petits matériels...)
- gestion centralisée des matériaux de conservation (papiers, cartons, cuirs...)
- gestion centralisée des conditionnements de conservation (boîtes, pochettes...)

Pour cela, il.elle est l'interlocuteur.trice des départements de collections et de leurs services de conservation, comme des ateliers de préservation et restauration.

Responsable de la gestion de la base informatisée de gestion des stocks, il.elle met à jour les états de stock en entrée et en sortie et prévient l'expert des réassortiments nécessaires. Il.elle tient un document de suivi des consommations des ateliers et départements.

Il.elle reçoit les demandes, les analyse, vérifie l'état du stock, et dans le cas général satisfait la demande.

Il.elle encadre fonctionnellement deux magasiniers/manutentionnaires et avec leur aide procède au déstockage, à la préparation et à la livraison des commandes en lien avec les services concernés.

Il.elle est chargée de l'organisation physique, des stocks et du rangement des locaux de stockage de la gestion centralisée.
Quand les demandes sortent du cas ordinaire, il/elle les examine avec l'expert Préservation -Reliure, détermine la suite à donner et en informe les départements .

La coordinatrice est également chargée du traitement des livraisons par les prestataires des commandes passées par l'expert Préservation-Reliure, jusque et y compris le service fait dans l'outil GEODE. Elle peut être amenée à gérer les contacts et organiser les livraisons des fournisseurs. Avec les deux magasiniers, il.elle prend en charge leur livraison, vérifie leur complétude, et signale à l'expert les anomalies éventuelles.
Après la mise à jour de l'état des stocks, il.elle en organise le rangement.

Il.elle veille au respect des règles d'hygiène et sécurité et à une organisation du travail respectueuse de la santé des agents manutentionnaires, appuyée par l'assistante de prévention.

Le.la coordinateur.trice est également chargé.e de compléter les dossiers de commande GEODE pour les bordereaux d'enlèvements des lots, et les services faits des marchés de reliure mécanisée, reliure main, désacidification...

Il.elle est enfin chargé.e du suivi des matériels de restauration (machines), de leur inventaire et de leur élimination (destruction, remise au domaine) en appui des experts Préservation-Reliure et Achats de prestations de conservation.

Activités spécifiques



- En cas d'absence de la coordinatrice des commandes du DSC, il.elle assure en relais la création et la gestion et suivi du dossier ordonnateur (DOR) dans la procédure dématérialisée de l'outil GEODE, et le suivi des pré-commandes au moyen du logiciel SIREPA (saisie des pré-commandes, gestion des fournisseurs, etc.);

Compétences requises

- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'établissement
- Utilisation des bases de données Excel et Access du DSC
- Formation à SIREPA et GEODE pour le traitement des commandes (peuvent être
acquises en poste)
- Savoir organiser son travail en fonction des contraintes, délais et priorités du département
- Rigueur, fiabilité, disponibilité, discrétion
- Aptitude à coordonner et à travailler avec des interlocuteurs internes ou externes
- Bonnes capacités relationnelles

Contraintes spécifiques

Travail fréquent en local aveuglepour la gestion des magasins de fournitures.